Er was eens een tijd dat de boekhouder helemaal gek werd van alle versplinterde informatie, dubbele lijstjes en achterhaalde gegevens. Het was meestal niet mogelijk om het actuele beeld van een bedrijf te schetsen na een druk op de knop van de rekenmachine. En toen kwam de computer en die zou alles oplossen, toch?
Ik las laatst een pocketboekje waar een bank uit het begin van de jaren ’80 een rol speelde. De stand van zaken van de bank was nog helemaal handmatig, maar door een computerprogrammeur in te schakelen en een serie van floppy’s te wisselen kon er een bepaalde analyse gemaakt worden, toen hartstikke hip maar hoe weinig is er veranderd in 45 jaar tijd?
De wens om alle relevante informatie in een systeem te hebben en daarmee op een actueel beeld te kunnen managen of te kunnen rapporteren is voornamelijk financieel gedreven geweest en daarom valt IT historisch gezien ook onder de financieel directeur. Binnen de massaproductie ontstond er een behoefte om op inventaris te plannen, MRP. Later werd dit uitgebouwd tot ERP door ook personeelszaken, sales en service toe te voegen. Maar gaf dat overzicht?
Bedrijven bestonden al toen de systemen kwamen, dus werden de systemen aangepast aan de manier van werken. Dát is pas lucratief. LIDL had in de jaren 80 hun eigen systeem gebouwd en een jaar of twintig geleden werd een overstap naar SAP gestart. Vijfhonderd miljoen euro en acht jaar later is de stekker eruit getrokken. Vijfhonderd miljoen euro in acht jaar tijd. Pfoe. Dat zet je wel aan het denken over welke informatie waar hoort. En niet alleen multinationals halen zulke stunts uit, ik kan ook nog wel een paar MKB’s noemen die zo rond een jaaromzet hebben geinvesteerd in hun ERP.
Vergeet daarom ERP maar even voor het gemak. Wat heb je nou nodig als МКВ? Financieel overzicht. Dat moet gewoon goed, degelijk en stevig staan, anders is het snel voorbij. En die structuur van order, inkoop en facturen is voor praktisch alle bedrijven hetzelfde. Het laatste wat je wil is dat je financiële systeem tot in de haarvaten van je bedrijf geworteld zit. Puur en alleen omdat je je gereedschap ook met standaard bouten en moeren vastzet en niet met M13.25×3.47.
Er is natuurlijk nog veel meer te regelen en bij te houden in je bedrijf. En dat doe je los van de financiële huishouding. MES, kwaliteitsdata, PLM/ PDM, gereedschapsbeheer, dat zijn hele andere takken van sport waarvan er allemaal wel een beetje ergens bij een aangrenzend systeempje past, maar het blijft half maatwerk. Wil je het toch? Prima, maar wees dan voorbereid op een nieuwe peperdure migratie ergens in de toekomst.